ASUNTO: Informe taller realizado los días 11, 12,13 de Agosto
Proceso de Construcción Mapa de Riesgos


Objetivo

Dentro del proceso que se viene adelantando en su primera fase como es la identificación de riesgos en los procesos y procedimientos de rutina tanto en el área Académica como en el área Administrativa, nos permitimos presentar el informe de este segundo taller, de tal manera que retroalimente el proceso a la fecha y a partir de este evaluar y analizar las acciones a seguir con el animo de obtener un alto grado de participación y por ende cumplir con las metas propuestas.

Desarrollo

Informe comparativo de Asistencia Talleres realizados Junio 16, 17 y 18 vs asistencia Talleres Agosto 11, 12,13. (Ver archivo adjunto)

Área Académica

Con respecto a la asistencia podemos anotar lo siguiente:

1) Asistencia del Grupo 3
De las seis facultades invitadas para esta sección se tuvo la participación de tres de los decanos de las mismas, correspondientes a facultad de Ingeniería Eléctrica, Facultad de Ciencias Básicas, Facultad de Tecnologías; dos de los cuales no asistieron en la primera sección. Lo anterior obedece al proceso de retroalimentación y las visitas realizadas a estas dos dependencias las cuales han permitido reforzar la importancia de la construcción del mapa de riesgos en cada una de las facultades, escuelas y programas.

Es importante anotar que en esta oportunidad no hubo representación de la Facultad de Ingeniería Industrial.

A la fecha la escuela de tecnología Química envió para primera revisión el formato No. 2, el cual contempla la identificación de los riesgos inherentes a los proyectos del Plan de Desarrollo Institucional y aquellos proyectos que aunque no se encuentran establecidos en dicho plan, la escuela se encuentra desarrollando, por ejemplo: proyectos de investigación.

Asistencia del Grupo 1
Coincidió la hora del taller con la del consejo Académico de tal manera que se dificulto la presencia en primer lugar de la Vicerrectoría académica y de los decanos de las tres facultades invitadas. Sin embargo se tuvo representación por medio de delegados.

2) Se indico sobre la necesidad de la construcción de un mapa de procesos guía para el área académica. En la actualidad la identificación de riesgos en los procesos y procedimientos se viene realizando a partir de los cinco objetivos Institucionales, como son: Docencia, Investigación, Extensión, Administración y bienestar.

Se citaron algunos ejemplos de procesos por cada uno de los objetivos de tal manera de dar una mayor claridad a la hora de ir identificando cada uno de los riesgos en las facultades, escuelas o programas.

3) Desde el área académica se plantea la necesidad de establecer no solo un proceso de construcción desde la base sino además desde la alta dirección de tal manera que se recojan los riesgos que atañen a toda la Organización.

Área Administrativa

4) Se denota una mayor apropiación de los contenidos de los Manuales de procesos y procedimientos por parte del personal del área Administrativa. Hasta el punto de efectuar sugerencias en cuanto a revisión y actualización en algunos apartes de los mismos.

5) Se observa un alto grado de participación en la mayoría de las dependencias entre las que se pueden citar: Centro de Biblioteca, Jardín Botánico, Secretaria General, Almacén, División financiera, Gestión de Documentos.

6) Aun no se cuenta con la asistencia de la Oficina de Alma Mater.

7) Las diferentes dependencias se han ido incorporando al proceso de una manera gradual.

Conclusiones

1) El indicador de asistencia presentó disminución con respecto al primer taller, en parte se debió a las diferentes reuniones que coincidieron con esta fecha como es el consejo académico, la convención de egresados entre otras. A pesar de esto se observó en los talleres que diferentes facultades y dependencias han ido adelantando el lleno de los formatos y algunas lo han ido enviando vía e-mail al igual que en copia física los primeros formatos diligenciados los cuales corresponden a las siguientes facultades y dependencias: Departamento de Ciencias Clínicas, Escuela de Música, Facultad de Ciencias Ambientales, Centro de Biblioteca y Almacén. De igual manera se han presentado avances en la Facultad de Ingeniería Mecánica, Maestría en Sistemas Automáticos de Producción, Gestión de documentos, Escuela de tecnología Química y profesionalización en Administración Industrial.

2) Es importante anotar el énfasis que se dio sobre la concepción del riesgo como parte fundamental de las operaciones, en el cual el único entorno que no incluya riesgos será aquel que no incluya incertidumbres de tal manera que se continúa con el proceso de sensibilización, clave para la implementación de la Administración del Riesgo en la Institución.

3) El proceso de identificación de riesgos comprende la revisión detallada del proceso, evento o actividad, tanto como sea posible y razonable, en términos proactivos para facilitar la identificación de las posibles desviaciones o situaciones que puedan llegar a provocar impactos o consecuencias no deseadas.

4) El taller permitió presentar los avances y las inquietudes que hasta el momento se vienen dando en cada una de las Facultades, Escuelas, Programas y Dependencias, al igual que dar claridad sobre los conceptos de lo que es un problema y un riesgo.

5) Para que el proceso se desarrolle de una manera más homogénea se hace necesario la continuidad en la asistencia tanto del directivo o representante a cada uno de los talleres, al igual que la debida multiplicación de la información por parte de los delegados en la Facultad, Escuela, Programa y dependencia.

6) Debemos propender por que cada dependencia vea la importancia de la construcción del mapa de riesgos para la institución de tal manera que podamos cumplir con los objetivos que nos hemos trazado al respecto.

7) Antes de ser enviados los formatos a la Oficina de Control Interno deben estar previamente revisados por el directivo de tal manera que al interior de cada facultad se tenga el conocimiento del trabajo que se viene realizando.

8) Para la construcción del Mapa de Riesgos Institucional es importante dar la continuidad en la asistencia de integrantes de la Oficina de Planeación.

EQUIPO OFICINA DE CONTROL INTERNO
“GESTION Y COMPETITIVIDAD”
TEL DIR 3216996 CONM 3215693 EXT 312
gescom@utp.edu.co

Nota: 1) Estaremos remitiendo en los próximos días las memorias del taller realizado los días 11,12, y 13 de Agosto.
2) Visitando la página Web pueden encontrar la información que se ha ido desarrollando conjuntamente.