Cuando se tiene un bien a cargo en el inventario y este se encuentre perdido o se le pierda, deberá cumplir con lo estipulado en la Resolución 469 de febrero 5 de 2004 en su Artículo 30 así:


ARTÍCULO TREINTA: PROCESO DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA POR EL BUEN USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES DE LA UNIVERSIDAD.

Artículo 1o: Definición. El proceso de responsabilidad es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por la universidad con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los funcionarios ante el buen uso y custodia de los bienes

Artículo 2o: Principios orientadores de la acción. En el ejercicio de la acción de responsabilidad se garantizará el debido proceso y su trámite se adelantará con sujeción a los principios establecidos en las normas legales

Artículo 3o: Objeto de la responsabilidad: La responsabilidad tiene por objeto establecer la demostración de la ocurrencia de los hechos y el grado de responsabilidad del funcionario titular del inventario y de los funcionarios encargados de su manipulación.

Artículo 4o: Baja De elementos: Para las bajas de elementos por deterioro o poco uso, el funcionario interesado debe diligenciar el formato establecido identificando los bienes, su cantidad, valor, concepto técnico. Una vez firmado enviarlo a la oficina de inventarios. Dicho funcionario practicará una visita ocular para confrontar que el equipo, o elemento a inspeccionar corresponda al realmente registrado en el formato.

Artículo 5o: Pérdida de bienes. En caso de pérdida la División de Servicios procederá a abrir las diligencias preliminares para demostrar la ocurrencia de los hechos, el grado de responsabilidad del funcionario titular o del que al momento de la pérdida se le haya confiado la custodia.

Artículo 6o: Aviso a la compañía de seguros. Si se tratare de elementos asegurados para poder dar aviso a la Cía. de Seguros, el funcionario responsable de la custodia del bien al momento de la perdida deberá presentar a la división de servicios un informe de lo ocurrido con la copia del denuncio policial.

Artículo 7o: En los casos de demostrarse lesión del patrimonio público como resultado de los procesos establecidos para ello, el resarcimiento de los perjuicios causados al erario procederá como sanción accesoria a la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles, según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre guarda y custodia de los bienes estatales establece el Código Disciplinario Único o a los delitos tipificados en la legislación penal

Artículo 8o: Los procesos de baja de los inventarios de los bienes perdidos deben contar con una decisión administrativa (Resolución con los soportes que justifiquen la baja), además se debe proceder con el acto que permita descargar el valor de la cuenta “responsabilidades en proceso internas” y castigar los saldos contra la provisión constituida para cada caso

Artículo 9º: En el caso de demostrase el cargo por la responsabilidad del bien debe responder por el valor del bien