Conozcamos nuestro sistema de Control Interno: somos parte de él.
El segundo componente del Subsistema de Control de Gestión es el componente de Información, el cual facilita la operación de la entidad y el control de los procesos, al garantizar el manejo de los datos e informes que son requeridos para la gestión, garantizando la oportunidad, y la confiabilidad.
Está integrado por tres elementos:
Información Primaria: Se refiere a toda la información y requerimientos de la comunidad universitaria, los entes de control y regulación y la sociedad en general, convirtiéndola en insumos para la planeación y los procesos. Un ejemplo sobre información secundaria es nuestro sistema de quejas y reclamos, recuerda que este funciona a través de la Web o por teléfono y es administrado por la Vicerrectoría Administrativa.
Información Secundaria: Es toda la información que se procesa al interior, tomando como base la información primaria y aquella derivada de los procesos, esta información debe garantizar la toma de decisiones y la entrega de información a la comunidad universitaria y a los entes de control. Toda la información que procesamos en nuestro trabajo se convierte en información secundaria, vital para el desarrollo de los procesos de la UTP.
Sistemas de Información: Permiten la captura, procesamiento y reporte de la información primaria y secundaria de manera oportuna y exacta, soportando la planificación, la operación y el control. En la página Web del Sistema de gestión de la calidad encontraremos información sobre nuestro sistema de información.
El componente de información garantiza el registro, procesamiento y mantenimiento de datos e informes claros, confiables y oportunos, que permiten a la universidad la toma de decisiones acertadas en su gestión, el cumplimiento de las obligaciones con los entes de control y la rendición de cuentas a la comunidad universitaria y a la sociedad.
En el próximo MECI abordaremos el tercer componente del Subsistema de Control de Gestión con sus componentes.