Circular para solicitudes de adecuación, asignación de espacios y amoblamiento para las diferentes dependencias académicas, administrativas y espacios de investigación.
Pereira, 1 de marzo de 2007
PARA: DEPENDENCIAS ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS UTP
DE: JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN
ASUNTO: CIRCULAR INFORMATIVA A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
(Solicitudes de adecuación, asignación de espacios y amoblamiento)
Uno de los procedimientos que demanda mayor inversión en tiempo, recurso humano y económico en el proceso de Planeación y Desarrollo de la Planta Física, es la atención a solicitudes puntuales de asignación y adecuación de espacios en el campus universitario, realizadas por las diferentes dependencias, proyectos y facultades de la Universidad.
Con el fin de hacer una planificación a todo nivel y de sensibilizar a la comunidad acerca de las limitaciones de recursos, la Oficina de Planeación ha implementado un cronograma anual de tramitación de solicitudes de planta física, de tal manera que asegure la respuesta oportuna y su implementación en caso de ser aprobada.
De esta manera, esperamos hacer nuestro aporte en la modernización de los diferentes procesos que se llevan a cabo en la Universidad Tecnológica de Pereira, mejorando la prestación del servicio y haciendo más eficiente la administración de los recursos, buscando a su vez hacer una planeación objetiva y precisa que permita aplicar acciones concretas teniendo como objetivo la productividad.
Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, la administración desde noviembre de 2005 ha implementado la “Convocatoria de adecuación y asignación de espacios”, para el direccionamiento de recursos de acuerdo con las necesidades expuestas.
El objetivo de la convocatoria es distribuir y ejecutar recursos de inversión en asignación y adecuación de espacios, a través de proyectos específicos que las Facultades o Dependencias formulen conforme al Plan de Desarrollo Institucional.
En dicha convocatoria se pueden presentar proyectos de adecuación para mejorar las condiciones de los espacios existentes y proyectos de asignación de espacios y amoblamiento para el funcionamiento de espacios académicos, de investigación y de oficinas.
Se espera que como requerimientos mínimos, los usuarios presenten alternativas de espacios físicos, justificando las razones por las cuales es necesaria la ejecución del proyecto, la aprobación del Consejo de Facultad, la Vicerrectoría Académica o Administrativa según el caso, garantizando la asignación de recursos por lo menos a un proyecto por Facultad.
Los proyectos aprobados en la II Convocatoria (2006) se ejecutarán con presupuesto 2007, los cuales se encuentran en proceso de aprobación.
En tal sentido, la Oficina de Planeación hace un llamado a la comunidad universitaria para que todas las solicitudes de adecuación y asignación de espacios sean tramitadas a través la III Convocatoria (2007), para ejecución con presupuesto 2008, la cual se iniciará en el mes Agosto de 2007, con el fin de tener seleccionadas las diferentes solicitudes a ejecutar en el mes de noviembre, lo cual hará posible iniciar obras en los primeros meses del año.
Por lo anterior, informamos que sólo es posible asignar espacios con el procedimiento descrito y que los nuevos requerimientos se revisarán en agosto de este año; cualquier solicitud por fuera de este procedimiento será negada, se exceptúan los casos de fuerza mayor.
Hasta otra oportunidad.
CARLOS ARTURO CARO ISAZA
Jefe Oficina de Planeación