Dentro del proceso de autoevaluación institucional, a la par que se adelanta la recolección de información para documentar indicadores se llevó a cabo la etapa de ponderación de factores.
La ponderación consiste en asignar valores relativos a los factores y características (la suma total debe dar el 100%), luego de un análisis cualitativo de la incidencia de cada uno de ellos en la calidad global de la institución. Esta etapa es fundamental en el proceso porque repercute decisivamente en los resultados finales de la evaluación.
Luego de la ponderación, se pasa a la etapa de calificación, donde con base en los indicadores se determinará que tanto se cumple una determinada característica, es decir, como ejemplo, se puede asignar un peso relativo alto a “formación integral” por considerarla de gran importancia para la calidad institucional, pero al estudiar los indicadores que evalúan este aspecto, se llegue concluir que la universidad no ha trabajado efectivamente el tema de “formación integral”. Entonces para este caso específico se traduciría este tema en una debilidad que debe ser atendida en el plan de mejoramiento institucional.
A continuación se presenta un resumen de la ponderación y la sustentación correspondiente de Factores realizada por el Comité Coordinador de Autoevaluación, quien es el ente encargado en la institución para realizar esta tarea:
FACTOR 1: Misión y Proyecto Institucional: 15%. Es importante para cualquier institución que trabaje por calidad, tener una misión claramente formulada que oriente el proyecto institucional y que sea apropiada por la comunidad universitaria al punto que ésta identifique la articulación entre las actividades cotidianas y su contribución al logro de las metas institucionales.
FACTOR 2: PROFESORES Y ESTUDIANTES: 15%. Se asignó este peso por considerar que profesores y estudiantes son los actores principales de la vida universitaria. En cuanto a la excelencia académica, el estamento docente tiene papel protagónico, pues es quien trabaja en investigación, docencia y extensión, además, la UTP cuenta con una excelente planta docente suficiente y cualificada para responder por la calidad de la institución. Por su parte, los estudiantes que ingresan están seleccionados entre los mejores de la región y el país y existen reglamentos que precisan los deberes y derechos del estudiante.
FACTOR 3: PROCESOS ACADÉMICOS: se asignó un 10%, puesto que este factor se considera una de las bases fundamentales de la institución, dado que recoge temas como formación integral, flexibilidad curricular, interdisciplinariedad, gestión curricular, es decir todos los aspectos que sustentan calidad de los programas ofrecidos.
FACTOR 4: INVESTIGACIÓN: 15%. Se asignó este peso pues se considera la investigación como el compromiso que la UTP tiene con la generación del conocimiento y es la manera de soportar y alimentar el ejercicio docente. Este factor se divide en investigación formativa e investigación en sentido estricto. Ambas se vienen adelantando tomando en cuenta que la primera crea en el estudiante el espíritu creacionista, innovador, crítico que lo prepara para participar en la investigación en sentido estricto.
FACTOR 5: PERTINENCIA E IMPACTO SOCIAL: 10%. Dentro de la misión institucional se menciona que “la universidad desarrolla procesos investigativos en todos los campos del saber para contribuir al mejoramiento de la sociedad, teniendo como prioridad el desarrollo regional”, de hecho, la universidad viene trabajando por el desarrollo regional y puede decirse que las grandes empresas de la región tiene un alto porcentaje de egresados vinculados a ellas en cargos que van desde la gerencia de las mismas hasta puestos operativos. Igualmente se ha impactado a través de las acciones de proyección social el entorno social, cultural, científico. También se han venido fortaleciendo las relaciones con los niveles de educación básica y media en busca de articular definitivamente los niveles educativos y contribuir al incremento de los índices de retención en Educación Superior.
FACTOR 6: PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN: 5%. Este factor fue concebido como política institucional y se ha consolidado hasta convertirse en elemento fundamental de la vivencia cotidiana para quienes conforman la comunidad universitaria. Los resultados de la autoevaluación son insumos claves de los procesos de planeación, soportados por los excelentes sistemas de información que garantizan la objetividad en la toma de decisiones.
FACTOR 7. BIENESTAR UNIVERSITARIO: 10%. La ponderación asignada a este factor obedece a la importancia que tiene para el desarrollo de la vida universitaria. El desarrollo exitoso de las funciones sustantivas de investigación, extensión y docencia depende de la existencia de un ambiente ó clima organizacional armonioso. Por lo anterior se ha organizado una estructura de bienestar con los recursos necesarios para establecer las necesidades en materia de bienestar presentes en cada dependencia académica y administrativa y a partir de allí, se planifique la oferta de actividades y programas con base en un diagnóstico realizado de manera técnica.
FACTOR 8. ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN: 10%. Existe una estructura organizacional que se ha venido adecuando paulatinamente a las necesidades de una institución dinámica, crecimiento y complejidad. Se han formulado los manuales de procesos, procedimientos y funciones correspondientes, al igual que los mecanismos necesarios para la evaluación del desempeño y las estrategias para mantener la comunicación permanente entre los miembros de la comunidad universitaria.
FACTOR 9: PLANTA FÍSICA Y RECURSOS DE APOYO ACADÉMICO: 5%. Se asigna este peso porque se considera que este factor está conformado por elementos de apoyo logístico, no se constituye en la esencia para que la investigación, docencia y extensión se desarrollen con calidad.
FACTOR 10: RECURSOS FINANCIEROS: 5%. Se asigna este peso porque los recursos de funcionamiento de la institución vienen del Estado, aunque se realice gestión para llegar a otras fuentes financiadoras, el incremento no es significativo. La administración financiera de la universidad ha ejecutado con eficiencia la atención de necesidades presupuestales para las funciones sustantivas y se considera una institución que cuenta con solidez financiera.