Los días 16, 17 y 18 de junio se dio inicio al proceso de construcción del Mapa de Riesgos Institucional. Para cada uno de los días se invitó a los directivos de las siguientes Facultades y Dependencias con los respectivos representantes de cada una de ellas, quienes tienen bajo su responsabilidad coordinar todo el proceso de construcción del mapa de riesgos al interior de su facultad, escuela, programa, postgrado, sección, división. Los tres grupos se encuentran conformados así:


Grupo No 1: Facultad de Bellas Artes y Humanidades: Escuela de Música, Escuela de Filosofía, Escuela de Artes Plásticas, Departamento de humanidades e Idiomas, Facultad de Ciencias de la Educación: Escuela de ciencias sociales, Maestría en comunicación Educativa, Especialización en docencia Universitaria, Facultad de Ciencias de la Salud: Maestría en Biología Molecular y biotecnología, Escuela de Deporte y Recreación, Departamento de ciencias clínicas, Especialización en Gerencia en Atención y Prevención de Desastres, Departamento de Ciencias básicas Medicina, Especialización en Biología Molecular, Especialización Gerencia en Sistemas de Salud, Programa de Medicina, Departamento de Medicina Comunitaria, Vicerrectoría Académica. Invitados el 17 de junio

Grupo No 2: Bienestar Universitario, División de Personal, División financiera: Sección de Tesorería, Sección de Contabilidad y Presupuesto, Sección de Bienes y Suministros, División de Servicios: Sección de Mantenimiento, Sección de Almacén General, Centro de Registro y control Académico, Secretaria General, Oficina de Planeación, SIR – UTP, Oficina de Gestión de Documentos, Biblioteca Jorge Roa Martínez, CRIE, Centro de Investigaciones y Extensión, División de Sistemas, Asociación de Egresados, Rectoría y Vicerrectoría Administrativa. Invitados el 18 de junio.

Grupo No 3: Facultad de Ciencias ambientales: Maestría en Biología Molecular, Postgrado de la Facultad de Ciencias ambientales, Departamento de ciencias Básicas ambientales, Departamento Estudios Interdisciplinarios, Departamento de Ciencias Administrativas, Facultad de ciencias Básicas: Departamento de Matemáticas, Maestría en Enseñanza de la Matemática, Programa en Ingeniería de sistemas y computación, Licenciatura en matemáticas y física, Departamento de dibujo, Departamento de Física, Programa de Ingeniería Física, Facultad de Ingeniería Industrial: Maestría en Admón. Económica y Financiera, Especialización en Gestión de de la Calidad y Normalización Técnica, Especialización Administración en Desarrollo Humano, Facultad de Ingeniería Eléctrica: Maestría en Ingeniería Eléctrica, programa de Ingeniería Electrónica, Facultad de Ingeniería Mecánica: Maestría en sistemas Automáticos de Producción, Facultad de Tecnologías: Escuela de Tecnología Eléctrica, Profesionalización en Administración Industrial, Profesionalización en Química Industrial, Tecnología Mecánica, Tecnología Industrial. Invitados el 16 de junio.

La gran mayoría de Facultades y Dependencias del área académica y administrativa han designado sus representantes, sin embargo es necesario e importante que se nombren aquellos representantes en donde aún no se han designado, teniendo en cuenta que cada programa de pregrado o postgrado, escuela, instituto o sección que opere al interior de cada facultad o división administrativa, cuenten con su propio representante para esta tarea institucional, con el fin de que la responsabilidad de la construcción del mapa de riesgos quede pertinentemente distribuida y sean quienes conocen los procesos los que identifiquen los riesgos inherentes a los procesos de rutina y a los proyectos del Plan de Desarrollo.

Por ejemplo:

En el Departamento de Ciencias Clínicas, que pertenece a la Facultad de Ciencias de la Salud, hemos encontrado que adicionalmente se tienen 5 áreas: Área de Cirugía, Área de Medicina del Adulto, Psiquiatría, Materno Infantil, Básico Clínica. Si bien en el Departamento de Ciencias Clínicas se tiene un representante nombrado que coordina y facilita el proceso de construcción del mapa de riesgos se hace necesario que al interior de las áreas que lo conforman se nombren de igual manera representantes que adquieran la misma responsabilidad al interior de la misma.

El anterior es, un ejemplo claro de lo que al interior de cada dependencia, académica y administrativa, se debe desarrollar con el fin de lograr las dos metas del año 2004.

Diligenciamiento total del Formato No 1: Identificación de los riesgos inherentes a los procesos de la rutina y del Formato No 2: Identificación de los riesgos inherentes a los proyectos que hacen parte del Plan de Desarrollo y que cada Facultad y Dependencia se ha comprometido en Desarrollar durante la vigencia 2002 – 2006.

Para una mejor coordinación de todo este proceso, adjuntamos al presente los siguientes documentos:

1. Informe de Asistencia tanto de Directivos Académicos y Administrativos como de los representantes que ya han sido nombrados, quedando en blanco las casillas en donde hace falta la asignación del representante.

2. Los formatos No 1 y No 2. Es importante tener presente que en este momento nos encontramos diligenciando sólo el Formato No 1 y que el diligenciamiento del Formato No 2 está programado para iniciarlo el 6 de octubre.

3. Cronograma de actividades - con los cambios que se sugirieron en las reuniones realizadas en el mes de junio- para cada uno de los grupos, los cuales iniciaron el 16-17 y 18 de junio y terminan el 3-4 y 5 de noviembre. El documento se encuentra en archivo de Excel, el cual se encuentra conformado por tres hojas, cada hoja tiene por nombre: Grupo No 1, Grupo No 2 y Grupo No 3. Para establecer el horario que corresponde a cada Facultad y Dependencia debo conocer el grupo al cual pertenezco, lo que se ha mencionado al inicio de este documento y se ratifica en el informe de asistencia.

4. Guía para la implementación del mapa de riesgos en la Universidad Tecnológica de Pereira.

Solicitamos a la comunidad universitaria que difunda ampliamente esta información con el fin de que aquellas personas que no tienen fácil acceso a internet la conozcan oportunamente.

Finalmente les recordamos que la Oficina de Control Interno, como gran Coordinadora y Facilitadora, del proceso de Construcción del mapa de riesgos Institucional, tiene como responsabilidad la de Asesorar y Acompañar todo el proceso. Por lo tanto, les recordamos que la extensión de la Oficina es 312 y el número directo es: 3216996. El apoyo que requieran se les brindará, previa concertación de cita. Los correos electrónicos a través de los cuáles pueden hacer sugerencias de mejoramiento o solicitud de apoyo son: fevego@utp.edu.co ; andreac@utp.edu.co ; cvillami@utp.edu.co

Cordialmente,

Equipo de Dirección de Control Interno
-Gestión y Competitividad-