Desde el pasado 4 de diciembre la empresa Cero k de ParqueSoft Pereira, inició los primeros adelantos para la correcta implementación de su software SAIA en la Cámara de Comercio de Pereira.
Después de varias reuniones, el 1 de noviembre del presente año, se firmó el contrato entre Hernando Trejos, representante legal de la empresa Cero k y Eric Duport, Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio, quien constantemente ha manifestado la gran confianza que tiene en el talento humano que se alberga en ParqueSoft.
A través de Liliana Álvarez, directora administrativa y financiera de la cámara de comercio, el equipo de Cero k Diego Alexánder Vargas, Hernando Trejos y Jorge Ramírez, comenzaron a implementar su software SAIA durante los próximos 8 meses.
SAIA, Sistema Administrativo Integral de Archivo, comprende 2 fases para el manejo archivístico:
En la fase 1, se realiza la implementación del proceso de gestión documental, identificando las variables y rutas para su estandarización; hay un acompañamiento para la alimentación de la aplicación, además de dar una guía para la creación de funciones documentales, indicadores y puntos de control.
La fase 2 comprende dos módulos de desarrollo de software, en el módulo 1 realizan las siguientes actividades:
· La radicación de la documentación interna y externa de la institución, aplicada a las tablas de retención.
· El almacenamiento de documentos por formato digital o sistema de escaneo.
· El almacenamiento electrónico de los documentos que hacen parte del archivo histórico y componen el patrimonio documental.
· Generación del consecutivo de radicación para la documentación interna totalmente coherente con la documentación externa.
· Flujo dinámico de la correspondencia y la información tanto interna como externa entre dependencias de la entidad y funcionarios vía Intranet, Internet o correo electrónico.
· Control y seguimiento al flujo de los documentos.
· Envío de la documentación radicada a través de diferentes métodos como correo electrónico, repositorio documental, entre otros.
En el módulo 2, se realizan actividades de:
· Manejo de tareas, operaciones y actividades relacionados con el proceso de gestión documental.
· Asignación de responsabilidades por usuario administrativo, rutas y jerarquías del personal.
· Desarrollo complementario según las necesidades de ajuste de la CCP.
· Seguimiento durante el proceso a las diferentes áreas y funcionarios.
Cero k y ParqueSoft cuentan con el apoyo de la Alcaldía Social de Pereira, la Universidad Tecnológica de Pereira, el SENA, la ANDI regional Risaralda –Quindío, Publik S.A., Seguridad Nacional, Frisby S.A., entre otros.