Circular enviada por la División Financiera para Ordenadores de Gasto, Secretarias, Auxiliares, Técnicos Administrativos y demás funcionarios que generan certificaciones.


Circular

Para: Ordenadores de Gasto, Secretarias, Auxiliares, Técnicos Administrativos y demás funcionarios que generan certificaciones.

De: División Financiera

Con el ánimo de unificar criterios y hacer que de esta manera los procesos no se detengan por cualquier motivo nos permitimos relacionar a continuación los requisitos que se deben tener en cuenta en todas las certificaciones que se envíen a la División Financiera independientemente de la forma en que se este contratando (contrato, convenio, resolución, orden de servicios) o de la forma en que se elabore (tarantella o manual):

* Fecha de elaboración de la certificación
* Nombre ó razón social y NIT ó número de cédula, de quien esta siendo certificado.
* Objeto de la certificación, el cual debe ser igual al que figura en el contrato, orden de servicio, resolución o convenio.
* Valor a pagar
* Código del proyecto, en el caso de que se este contratando por operación comercial.
* Período certificado el cual debe coincidir con el estipulado en la orden de servicios, resolución, contrato o convenio. Es importante aclarar que con respecto al período certificado se debe ser muy explicito. Dependiendo de la forma de pago se pueden presentar los siguientes casos:

* Pueden ser en horas, por lo cual se certifican horas en su periodo (monitores, docentes).
Ej: Se contrato al señor Pedro Pérez por 80 horas, le voy a certificar 40 horas.
En el período certificado debe aparecer 40 horas.

* Pueden ser en días, para lo cual se especifica en el objeto los días a pagar y en el período certificado va de _ hasta.
Ej: Se contrato a María López por 8 días.
En el objeto del contrato van 8 días y en el periodo va del 05/07/2005 al 13/07/2005.

* Pueden ser mensuales, por lo cual se certifica en días contados.
Ej: Se contrato al señor José Cano por 3 meses, según la orden de servicio empieza el 8 de agosto y termina el 8 de noviembre de 2005, le voy a certificar el primer mes.
El período certificado es del 8 de agosto al 8 de septiembre de 2005.

Nombres, apellidos y firma: recordar que los documentos que vengan con firma, deben tener impreso los nombres y apellidos de la persona que esta firmando o certificando.

Es muy importante tener en cuenta todos y cada uno de los puntos que se relacionan aquí, puesto que las certificaciones que no cumplan los requisitos serán devueltas, lo que demorará el trámite del pago.
Cualquier inquietud al respecto favor comunicarse a las extensiones 344 Y 283.