En el proceso de asimilar experiencias respecto al vencimiento de las convocatorias de Colciencias y en vista de acercarse la fecha para el cierre de algunas, el Centro de Investigaciones y Extensión recuerda a los investigadores las siguientes pautas.
1. En el Centro de Investigaciones y Extensión se hace la revisión formal y presupuestal a cada proyecto para ser enviado a Colciencias. Esto implica destinar un cierto tiempo para la revisión y los ajustes pertinentes a fin de evitar devolución de proyectos por causa de no cumplir las formalidades exigidas.
2. Dejar para el último día del cierre de la convocatoria el envío del formulario electrónico, trae problemas de congestión en el servidor de Colciencias pues de todo el país están enviando proyectos lo que peligraría lograr que entren a tiempo proyectos de la Universidad.
Por consiguiente el Comité Central de Investigaciones y Extensión teniendo en cuenta que en una misma convocatoria se pueden presentar hasta siete (7) proyectos de la UTP, aprobó por unanimidad informarle a los investigadores que sólo se reciben los proyectos para enviar a Colciencias a más tardar cinco (5) días hábiles antes de la fecha de cierre establecida por Colciencias.
Esto es válido también para los aspirantes a las becas para jóvenes investigadores.