Gestión de la Comunicación y la Promoción Institucional

Políticas universitarias para la promoción de vinculaciones con el sector productivo en investigación y desarrollo: El Caso Colombiano.
Síntesis del taller efectuado en la sede de ASCUN en Bogotá el 21 de octubre de 2004 con la participación de la Universidad Tecnológica de Pereira representada por los Economistas Omar Montoya (Coordinador de Gestión Tecnológica) y Gustavo López (Coordinador de Proyectos).

En el evento participaron representantes de 11 universidades objeto del estudio, la Dra. Fanny Almario Mayor, del Programa de Innovación y Desarrollo empresarial de Colciencias, el Dr. Carlos Hernando Forero, Secretario general de ASCUN y el Dr. Luis Javier Jaramillo, director del proyecto.

Atendiendo criterios de visibilidad en investigación y de acuerdo al número de grupos reconocidos y de proyectos aprobados por Colciencias fueron seleccionadas las siguientes universidades para el presente estudio: Escuela de Administración, Finanzas y Tecnología EAFIT, Universidad del Cauca, Universidad de Antioquia, Universidad del Norte, Universidad Industrial de Santander, Universidad Javeriana, Universidad Nacional, Universidad Tecnológica de Pereira, Universidad del Valle, Universidad Pontificia Bolivariana y Universidad de los Andes.

El propósito del proyecto ha sido comparar las políticas y prácticas de las universidades mencionadas en el desarrollo de sus vínculos con el sector productivo. Se formularon preguntas comunes orientadas a caracterizar la existencia formal de políticas en documentos, sus principales elementos y alcance, su accesibilidad, el uso de Sitio Web, organismos y procesos definidos para implementarla, la existencia de instrumentos para facilitar su implementación, la experiencia obtenida en su aplicación y las limitaciones, y si se desarrollaron evaluaciones.

Reproducimos algunas de las conclusiones de políticas y prácticas identificadas

En el área de fomento de vinculaciones con empresas

1. El Comité Empresarial de Apoyo a la Investigación Aplicada y la Gestión Tecnológica, en la UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Podríamos calificar esta práctica como un acierto. Este nuevo “eslabón”, en un año y medio de funcionamiento, ha permitido organizar una comunicación de doble vía entre unas 20 “empresas ancla” pertenecientes a siete sectores – Agroindustria, Madera, Pulpa y papel, Electrónica y Comunicaciones, Autopartes, Floricultura y Textiles y Alimentos – con 20 Grupos de Investigación de la Universidad. Como resultado, se ha construido un “Catálogo de líneas y necesidades específicas de investigación de las empresas”, que consta hasta ahora de unos 94 requerimientos tecnológicos y de conocimiento de las empresas aproximadamente. La construcción de esta nueva agenda con los líderes empresariales de la ciudad es muy promisoria, pues ha permitido llegar a la negociación concreta de nueve proyectos de cofinanciación entre las empresas, el Estado y las universidades.

2. El manejo de la relación universidad–sector productivo a través de proyectos de innovación tecnológica, en la Dirección de Investigaciones y Proyectos (DIP) de la UNIVERSIDAD DEL NORTE. Probablemente es esta universidad la que maneja más clara y explícitamente el concepto de gestión de la innovación tecnológica y sus métodos asociados y más enfocada hacia proyectos de innovación empresarial o de I&D conjunta, entre las universidades analizadas, y que ha adoptado los lineamientos del Sistema Nacional de Innovación y la utilización de los mecanismos e instrumentos de la política de innovación. Su orientación franca hacia la innovación en las empresas como fuente de temas de I&D, constituye algo medular en esta buena práctica. Coadyuva a todo ello una importante función de la DIP, el desarrollo de la investigación al interior de grupos y centros de investigación, que ven un aliado en la DIP, lo que le permite además una sintonía fina con la oferta de conocimiento de la universidad. El Director de la DIP posee nivel doctoral y los tres Asistentes Maestrías y han desarrollado sus tesis de postgrado en temas de gestión de la innovación y de la I&D.

3. La concepción e implementación de un paquete de apoyo a las empresas para identificar y promover proyectos de I&D con las empresas, en EAFIT:
• Difusión de información a las empresas.
• Apoyo a empresas en proyectos para explicarles la naturaleza de la co-financiación de proyectos y de incentivos,
• Difusión de alertas y oportunidades de proyectos conjuntos,
• Difusión de los proyectos realizados y en ejecución,
• Realización de Talleres para difundir éxitos y “buenas prácticas”.

4. La promoción de la vinculación de los grupos de investigación de la universidad con programas y proyectos de interés regional, en la UNIVERSIDAD DEL CAUCA. La identificación sistemática de las necesidades regionales y la lectura de las iniciativas de los sectores público y privado y la interacción con los grupos de investigación permite a la Universidad participar activamente en la búsqueda de soluciones. Centros como LATIN canalizan esfuerzos investigativos hacia la realidad local. En telemedicina han sido ganadores de un premio mundial conferido en Estocolmo, gracias a su contribución a la gestión de hospitales en zonas aisladas y marginales de muy bajos ingresos de la región del Cauca, en proyectos conjuntos realizados en alianza con la Secretaría de Salud del Cauca. Se ha emprendido la protección intelectual del software resultante. Coadyuva el patrón de evaluación de actividades de I&D basado en un Plan Prospectivo regional denominado Unicauca. La promoción y gestión de consorcios se presenta como una importante alternativa de cofinanciación a los grupos institucionales de investigación, en un escenario en el que cada vez es mas complejo contar con recursos propios y de transferencias de la nación

5. Políticas de certificación de laboratorios universitarios y servicios en varias universidades (UTP, UNIVALLE, UDEA, UNAL) como medio de atracción de vinculaciones: Esta es una política con potenciales importantes, pues las empresas buscan de manera creciente servicios de laboratorios acreditados, asunto que se vuelve crucial en la globalización en curso y mejora la competitividad de los laboratorios universitarios. Adquiere, pues, importancia a los ojos de empresas y entidades públicas y privadas en el plano nacional e incluso internacional. Un buen ejemplo es el laboratorio de genética de la UTP, uno de los dos únicos certificados en el país para hacer pruebas de paternidad mediante el uso del DNA.

6. La organización de la consultoría en la UNIVERSIDAD JAVERIANA. Se inserta en una estrategia de promoción de la vinculación de mediano plazo. La consultoría es un puente entre las universidades y los sectores público y privado. Se mira como una etapa previa y de maduración antes de trabajar más de lleno en I&D empresarial, aunque se llevan a cabo los proyectos de este tipo que demande el mercado. Es una política pragmática y su implementación está basada en “aprender haciendo”, aunque al cabo de tres años de ejercicio se ha formulado una propuesta de política formal y reglamentaria. Se cuenta con notable apoyo de la Rectoría y de la Vicerrectoría Académica, quienes trazan metas anuales a los proyectos de consultoría. La universidad viene convirtiéndose en una “institución de portafolio de conocimiento” y ha construido el “mapa de conocimiento” de la universidad en unas cuarenta “unidades especializadas”. En los últimos tres años es visible el crecimiento de proyectos de consultoría, la satisfacción de interesados internos y externos, el aumento de la facturación e incluso de proyectos ganados en licitaciones internacionales.

En el área de la gestión de las vinculaciones, incluyendo los procesos de avales internos a los proyectos:

7. La “informatización” de la investigación incluyendo la administración de los proyectos conjuntos con empresas en EAFIT. La gestión informatizada permite una permanente interacción y mejoramiento simultáneo de las diversas instancias que participan en los procesos: administrativos, jurídicos, financieros, contables, adquisiciones y tesorería. La informatización de los proyectos de investigación, incluidos los proyectos de vinculación, facilita el control de la ejecución a lo largo del ciclo del proyecto, como cálculos estándar y automáticos del costo del personal y sus prestaciones, nivel de ejecución y tipos de contratos. La División de Administración de la Universidad cuenta con la Unidad de Contratos y Convenios, por donde pasan todos los contratos y está también automatizada; se hace un registro fílmico de todos los contratos, el cual es escaneado e introducido al sistema de forma automática. Existe una Hoja de “Control de Revisión y Firmas de Contratos”, donde está establecido claramente un proceso riguroso de revisión de todos los pasos en los avales (Dependencia de origen, Asesor legal, Impuestos, Asesor financiero, Asesor legal, Secretaría general, Rectoría, Oficina de Contratos y Convenios). Los diversos tipos de contratos cuentan con modelos que especifican de manera clara todos los componentes legales y financieros. Para facilitar la implementación, se dispone de procesos informatizados claramente y al alcance de todos. Existen “Actas de Proyectos” estandarizadas y sistematizadas donde se consignan todos los detalles críticos. Todo ello le facilita la vida al profesor. El Consejo Nacional de Acreditación (CNA), cuando le confirió la acreditación institucional a EAFIT, destacó la informatización lograda por esta universidad.

8. La existencia de un Manual de Orientación para la presentación de Asesorías y Contratos en el Instituto de Extensión e Investigación (IEI) de la Facultad de Ingeniería, en la UNIVERSIDAD NACIONAL. El documento “Criterios y procedimientos para la Presentación de Asesorías y Contratos”, un documento técnico pero sencillo y práctico que permite orientar con claridad la forma de estructurar contratos de proyectos en la parte técnica, académica y financiera, teniendo en cuenta el volumen considerable de proyectos a cargo de la Facultad de Ingeniería. Consideramos que la existencia de este tipo de documentos es bien útil para las universidades, pues prevé los pasos y procedimientos específicos a seguir en cada caso. Podemos considerarlo como una buena práctica de gestión de la vinculación, de la Facultad de Ingeniería de la UN.

9. La adopción de sistemas de calidad en los procesos de gestión y aprobación de proyectos (avales) en la UPB. La Universidad se encuentra implementando el sistema de calidad, y el CIDI es la primera dependencia certificada bajo la norma NTC-ISO 9001:2000. Por tanto se encuentran documentados los procesos, requisitos y controles para los macro procesos de: Investigación y producción de conocimiento y de Extensión y proyección social. En el CIDI existe la Coordinación de Calidad, encargada de todo lo referente al montaje, ejecución y sostenimiento del sistema de calidad. Los resultados son considerados como excelentes, pues han permitido centralizar, organizar e identificar información referente a los proyectos de investigación, asesoría y consultoría. La mayor dificultad en el momento de implementación, fue la resistencia al cambio; esto es comprensible, pues el sistema de calidad exige que la información sea ingresada en formatos diseñados especialmente y esto implica un poco más de esfuerzo por parte de los investigadores, aunque siempre cuentan con el respaldo de los profesionales de apoyo del CIDI. Por parte de la Universidad, el CIDI, en su Comité Operativo, evalúa resultados mediante los indicadores del plan estratégico. Externamente el ICONTEC hizo una revisión del proceso el pasado 6 de septiembre.

10. La agilización de trámites de vinculación internos y externos en la UNIVERSIDAD JAVERIANA. Ha permitido que hoy, en general, se apruebe un contrato en dos días.

En el área de fomento del uso de recursos externos (TEMA 5).

11. UNINORTE. La combinación de incentivos en materia de ingresos en sinergia con incentivos académicos, se convierte en un factor de motivación importante. La experiencia en la aplicación de estas políticas en UNINORTE ha sido muy positiva, ya que se constituye en una posibilidad de ingreso adicional para el docente investigador (incentivo en ingresos) y además le ayuda a mejorar los indicadores de su grupo logrando una mejor posición en el ranking nacional de Grupos de COLCIENCIAS (incentivo académico).

En el área de la propiedad intelectual

12. Difusión de los conceptos de propiedad intelectual en la UIS Y EN LA UNIVERSIDAD DEL NORTE. La Coordinación de Propiedad Intelectual, adscrita a la Dirección General de Investigaciones(DGI), es la dependencia encargada del fomento de la Propiedad Intelectual en la UIS, asesora a los Grupos y Centros de Investigación y a otras dependencias de la UIS en los aspectos básicos sobre el tema y realiza capacitaciones de manera permanente. Un profesional, Ingeniero Químico, con formación en el trabajo, apoya a los Grupos de investigación y capacita a los investigadores y funcionarios en las políticas de propiedad intelectual de la universidad, desde la DGI. En la UNIVERSIDAD DEL NORTE, los objetivos del reglamento de propiedad intelectual de la UIS, parten de la importancia de crear una cultura de respeto, conocimiento y difusión de los derechos intelectuales y fomentar un espíritu de certidumbre y seguridad en todos los creadores, profesores, investigadores,

En el área de la reglamentación de trabajos de consultoría (Área 10) y evaluación de docentes que hacen actividades conjuntas (Área 13)

13. El sistema de evaluación del desempeño de los docentes contiene un criterio específicamente relacionado con la promoción de vinculaciones en la UIS. La política establece los requisitos que deberá cumplir el profesor dentro del período de evaluación, la forma como los docentes acceden a la evaluación del desempeño en labores de extensión y la asignación de puntos por labores destacadas de extensión (y vinculación), entre otras (dirección académica - administrativa, experiencia calificada, la productividad académica, la obtención de títulos de estudios universitarios) de tal manera que el sistema de evaluación no genere ambigüedades ni subjetividades en el proceso. Su alcance va hasta el establecimiento del Régimen Salarial y Prestacional de los docentes de la UIS.

En el área de la participación de estudiantes en actividades conjuntas con empresas

14. Participación de tesistas en Grupos de I&D que hacen proyectos conjuntos con las empresas. Varias universidades cuentan con una política de desarrollo de tesis en el sector productivo. En especial EAFIT y UNINORTE, buscan la participación abierta de estudiantes para estimular semilleros de investigación. La larga cultura de prácticas semestrales en EAFIT tiene sinergias con las demás áreas. Es muy importante destacar que en los proyectos de EAFIT cofinanciados con las empresas participan tesistas. Los Grupos son los ejes de acción con respecto a las empresas. La universidad se plantea la investigación como un proceso que va “desde la clase hasta el proyecto”. Esto se ha reflejado en una buena oferta de jóvenes investigadores que al egresar se han destacado en ciertos campos como el software, campo en el que una buena proporción de empresas de software en Medellín ha sido creada por egresados de EAFIT. UNINORTE ejerce una tarea pedagógica y administrativa para que los participantes en proyectos conjuntos con empresas conozcan sus responsabilidades y alcances en la ejecución de sus actividades, sus derechos en los resultados obtenidos y también los beneficios que pueden tener. Se concede a estudiantes de postgrado que demuestran su contribución a través de proyectos de I&D empresarial, descuentos sustantivos en el costo de sus matrículas.

15. Uso de las prácticas empresariales como complemento de la formación. UNIVALLE, UTP, UNAL, UIS, UNICAUCA, EAFIT, están especialmente organizadas para ello. Es frecuente encontrar apoyo técnico y administrativo. Por ejemplo, una funcionaria de dedicación exclusiva, Ingeniera Industrial, en el Centro de Investigaciones y Extensión de la UTP, tiene a su cargo la promoción de las prácticas en el medio interno y externo y la preparación de los alumnos para que ésta resulte una experiencia lo más formativa posible. Se viene implantando en la UTP un sistema interactivo con estudiantes en prácticas. Los estudiantes pueden consultar las empresas que requieren practicantes. La UIS clasifica cada una de las prácticas empresariales para los estudiantes con las que se accede al título de profesional de acuerdo con el programa académico que se cursa y posee un reglamento basado en el Plan de Proyecto de Grado con su respectivo protocolo que los estudiantes pueden manejar por Internet. Es apoyado por una Oficina de Prácticas Universitarias. En el momento de estar redactando este informe nos enteramos que la UIS fue ganadora del Premio Otto De Greiff, concedido a la mejor tesis universitaria en Colombia.

16. Capacitación de estudiantes de pregrado en empresarismo. Esta práctica es común a varias universidades, pero especialmente en UDEA, UTP y EAFIT, pese a no contar todavía con políticas para formación de empresas (spinoffs). La UDEA cuenta con una unidad del Programa de Gestión Tecnológica dedicada al tema y utiliza el concepto de preincubación. La expansión de los cursos es creciente y el interés de los estudiantes va en ascenso. Varios alumnos de la UDEA han ganado premios nacionales en preincubación de empresas. EAFIT se destaca porque sus egresados crean por lo general más empresas de software en Medellín.

Se agrega a las conclusiones del Taller un comparativo sobre las oficinas de apoyo creadas en estas universidades para facilitar la investigación relacionada con vinculación en el sector productivo, información sustraída de los documentos e intervenciones presentadas en el Taller, así como lo visible en las páginas web de las universidades (Es posible algunas imprecisiones por no disponerse de información completa). No está definida la forma de vinculación de los funcionarios, en algunos casos los cargos los desempeñan personal administrativo de planta y en otros son docentes con disminución de docencia directa.

EAFIT

Dependencia
Oficina de Investigación y docencia
Funcionarios
Director
2 Asistentes
1 Secretaria

Dependencia
Departamento de Prácticas profesionales
Funcionarios
Director
10 asesores
2 auxiliares administrativos

Dependencia
Centro de Educación continua
Funcionarios
Director
1 Asistente
2 Coordinadores

Universidad de Antioquia

Dependencia
Vicerrectoría de Extensión
Programa de Gestión Tecnológica con 2 Unidades: Transferencia de tecnología y Emprendimiento empresarial.
Funcionarios
Vicerrector
3 coordinadores
1 Asistente
1 Secretaria

Dependencia
Vicerrectoría de Investigaciones
Funcionarios
Vicerrector
1 Asistente
Auxiliares
1 Secretaria

Universidad del Cauca

Dependencia
Vicerrectoría de Investigaciones
Funcionarios
Vicerrector
2 Jefes de División
2 Asistentes
5 Profesionales
1 Secretaria
1 Mensajero

Universidad del Norte

Dependencia
Dirección de Investigaciones y Proyectos
Funcionarios
Director
3 Asistentes con Maestría
1 Coordinador
2 Profesionales
2 Secretarias

Dependencia
Centro de Educación continua
Funcionarios
Directora
3 Coordinadores

Universidad Industrial de Santander

Dependencia
Dirección de Extensión
Funcionarios
Director
1 Profesional
1 Secretaria

Dependencia
Dirección General de Investigaciones
Funcionarios
Director
2 Profesionales
1 Secretaria

Pontificia Universidad Javeriana

Dependencia
Oficina de Investigaciones y proyectos
Funcionarios
Director
Profesionales con Maestría

Dependencia
Oficina para la Gestión de las consultorías
Funcionarios
Director
Profesionales con Maestría

Universidad Nacional de Colombia

Dependencia
División de Extensión
Funcionarios
Director Nacional
Directores por sedes

Dependencia
Red de Gestión Tecnológica
Funcionarios
Director
3 Asistentes

Dependencia
Dirección Nacional de Investigaciones
Funcionarios
Director Nacional
Directores por sedes

Universidad Pontificia Bolivariana (Medellín)

Dependencia
Centro Integrado para el desarrollo de la investigación
Funcionarios
Director
2 Coordinadores

Dependencia
Unidad de Innovación, Transferencia de tecnología y Conocimiento
Funcionarios
Director
Coordinadores

Universidad del Valle

Dependencia
Vicerrectoría de Investigaciones
Funcionarios
Vicerrector
1 Asistente
2 Coordinadores

Dependencia
Oficina de Transferencias y resultados de investigación “OTRI”
Funcionarios
1 Profesional
1 Técnico administrativo

Dependencia
Oficina de Dirección de Extensión y Educación continua
Funcionarios
Director
2 Asistentes con postgrado
1 Técnico administrativo
1 Auxiliar administrativo

Universidad de los Andes

Dependencia
Centro de Investigaciones
Funcionarios
Director

Dependencia
Centro de trayectoria profesional (Coordina las prácticas profesionales)
Funcionarios
Director
1 Asesor
1 Asistente
5 Coordinadores
1 Secretaria

Universidad Tecnológica de Pereira

Dependencia
Centro de Investigaciones y Extensión. Coordina los proyectos de investigación, la Gestión Tecnológica, Prácticas universitarias y el emprendimiento empresarial
Funcionarios
Director
3 Coordinadores
2 Secretaria

El documento completo presentado en el taller se podrá ver en la página web del Centro de Investigaciones y Extensión http://www.utp.edu.co/institu/cie2