El Área de Gestión de Documentos invita a documentalistas, lingüistas e investigadores con experiencia en el manejo de Tesauros a dar una mirada crítica a lo que constituye el primer borrador del TESAURO PARA EL ANÁLISIS DOCUMENTAL,
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA, en el Stand correspondiente a Descripción Documental de la Exposición de Procedimientos Archivísticos, en el
Auditorio Jorge Roa Martínez, el Viernes 1 de octubre de 2004, de 8:00 AM a 12:00 PM.
Agradecemos su participación y aportes.


CELEBRACIÓN DIA DEL ARCHIVISTA

TESAURO PARA EL ANÁLISIS DOCUMENTAL
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

INTRODUCCIÓN
La necesidad de trascender de lo meramente administrativo a lo investigativo hace que las organizaciones se vean en la necesidad de volverse sobre su propia historia, plasmada en documentos elaborados por quienes la han realizado, la han vivido y la han interpretado.

Además de lo estipulado en las Tablas de Retención Documental de la Universidad Tecnológica de Pereira para documentos de valor permanente, es un deber recuperar la historia institucional constituida por un conjunto de impresos que dan testimonio de procedimientos y aplicaciones de mejoramiento continuo que han marcado en forma contundente el avance de la sociedad risaraldense, conservados con celo como modelo para desarrollos similares que afecten de manera positiva la calidad de vida de las comunidades.

El presente tesauro es un instrumento terminológico que dota de coherencia al proceso de descripción de la información histórica institucional y su futura recuperación, al posibilitar que los términos utilizados en la búsqueda coincidan con los que han representado ese concepto ya analizado y almacenado.

Es un esfuerzo basado en la necesidad de aplicar nuevas normas de descripción archivística en los archivos que poseen documentos con información de carácter histórico – ISAD (G), ICONTEC 4095 -, protocolos para la transferencia de información documental – Norma EAN- y está soportado a su vez en la regla UNE 50-106-90 para la elaboración de tesauros.

Se condensan en el conceptos académicos, administrativos y jurídicos que han sustentado la función institucional hasta el momento; mas con el ánimo de ajustarnos a la realidad universitaria eliminando ruidos y silencios que podrían obtenerse al momento de la recuperación de información en caso de apoyar la función de análisis documental en obras generales existentes sobre estas temáticas presentadas por separado.

Esperamos que cumpla su cometido y que la Historia de la Universidad Tecnológica deje de ser un punto de referencia aislado y se convierta en un fuente de consulta e inspiración permanente para todos aquellos que deseen explorarla, gozársela y revertirla en la sociedad.

PRESENTACIÓN

Los lenguajes documentales son estructuras formales que permiten relacionar los temas de interés por parte de los usuarios, con los documentos que los contienen.

Su objetivo básico es permitir que la recuperación documental se realice en el menor tiempo posible con un grado de acierto considerable y realizando el menor esfuerzo posible.

Cumplen dos funciones específicas:

* Unificar la terminología controlando los problemas que se presentan en el lenguaje natural –que utiliza corrientemente el usuario de información documental-, a saber: hiponimia, asociación, sinonimia, antonimia, polisemia y valor de propiedad.

* Inducir al usuario en las posibles alternativas de recuperación de información utilizando referencias cruzadas.

El presente tesauro actúa como intermediario entre el documentalista, la información documental y el usuario, relación representada en la siguiente estructura


TESAURO

DOCUMENTALISTA INFORMACIÓN USUARIO
DOCUMENTAL


En la tarea de describir una vez leído y resumido el documento, el documentalista extrae los elementos descriptores que indican la materia de la obra y que luego serán traducidos a un lenguaje controlado con ayuda del tesauro.

En la labor de búsqueda y recuperación de la información el usuario realiza una solicitud de un documento en lenguaje natural, al que sólo podrá acceder mediante la canalización correcta al término de lenguaje controlado respectivo.

El tesauro como lenguaje combinatorio de indización interviene en la descripción del documento y en la recuperación de la información documental.

Muestra por lo tanto la relación de equivalencia entre los términos del lenguaje natural y los términos normalizados o descriptores y preferentes del lenguaje documental así como las relaciones semánticas que existen entre estos u otros términos.

Los tipos de relaciones utilizadas son las indicadas dentro de la lengua española:

HIPONíMICAS: Indican la relación de inclusión del significado de un término en el significado de otro, también denominadas relaciones de jerarquía o de genericidad. En esta los términos tienen una relación recíproca de especificidad entre las categorías y sus elementos. Están representadas por los operadores:

TG : Término Genérico
De acuerdo con la estructura del tesauro en la delimitación conceptual de un descriptor pueden incluirse niveles jerárquicos superiores.

TE : Término Específico
Revela para cada descriptor aquellos otros descriptores integrados en otros niveles de delimitación del descriptor reseñado.

TA : Término Asociado
Se da entre dos términos que comparten al misma subordinación jerárquica, sin que impliquen relación de equivalencia.

PREFERENCIALES: Se formalizan entre descriptores y No descriptores. Los términos no preferentes remiten al Descriptor y éste hace constar sus sinónimos no útiles para indizar ni para recuperar. Los operadores que las señalan son:

V : Véase
Adjunta el término o sinónimo documental aceptado en la indización.

VA: Véase Además
Plantea una definición para precisar el significado y/o el uso del término dentro de este lenguaje de indización.

DE ASOCIACIÓN: Permiten relacionar descriptores de distintos campos semánticos pero que suelen aparecer juntos en la documentación. Esta relación sirve para inducir al indizador o al usuario a utilizar conceptos / términos en los que quizá no había pensado. Indicado mediante el operador:

TR : Término Relacionado
Hace referencia a términos conceptualmente relacionados con la entrada.


TIPOLOGÍA Y ESTILO

El presente tesauro es de tipo alfabético. El descriptor se escribe en negrita y mayúsculas. Los términos no aceptados, en minúscula; y los relacionados hiponímica, jerárquica o asociativa en mayúsculas.

Puede ofrecer además Notas de Alcance que son acotaciones realizadas cuando se considera que el término resulta impreciso para el documentalista o consultante.