Circular informativa enviada por la División Financiera a Decanos, Directores de Escuelas, Coordinadores de Proyecto de Operación Comercial, Vicerrector de Investigaciones y Personal Administrativo, sobre fechas para cierres en la vigencia 2008.
Por cierre de fin de año, nos permitimos solicitar tener en cuenta las fechas que se relacionan:
04 de noviembre
• Hasta esta fecha se recibe mercancía en el Almacén General, de los proveedores con quienes se tiene contratos hasta o de suministro.
14 de noviembre
• Hasta esta fecha se reciben solicitudes de Avances con plazo para legalización hasta el 28 de Noviembre
28 de noviembre
• Hasta esta fecha se reciben solicitudes para Órdenes de Servicio
• Hasta esta fecha se tramitan Órdenes de Comisión y Solicitudes de Viáticos
• Hasta esta fecha se recibe mercancía en el Almacén General, de los proveedores con quien se tengan contratos de compra venta.
• Hasta esta fecha se reciben en el Almacén General, solicitudes para entrega de mercancía en existencia.
Certificado de cumplimiento de órdenes de servicio:
Para cancelar las órdenes de servicio correspondientes al mes de Noviembre, se recibirán los certificados de cumplimiento el 28 de Noviembre.
En atención al corto tiempo para hacer los cierres de vigencia y cancelar las obligaciones que se cumplen en el mes de diciembre, los ordenadores deberán certificar el día 15 de diciembre las obligaciones por pagar en este mes, e informar a la División Financiera cuales servicios son sujetos de pago dentro de esta vigencia y que vencen con posterioridad al 15 de diciembre, ya que las demás obligaciones serán canceladas en la próxima vigencia y quedarán como reservas de caja.
Si con posterioridad a la fecha indicada se presenta alguna inconsistencia por parte del contratista, el ordenador del gasto tendrá la responsabilidad de informar oportunamente a la División Financiera dicha situación para retener el pago respectivo.
12 de diciembre
• Cierre Almacén General por Inventario.
Jefe División Financiera