El Comité de Capacitación Administrativa recuerda a los funcionarios que solicitan capacitación cuales son los requisitos obligatorios que deben cumplir:
1. Cualquier tipo de capacitación debe ser solicitada por el jefe inmediato del funcionario y debe tener:
a. Concepto sobre la pertinencia del programa con el área de desempeño del cargo.
b. Claridad en la petición, es decir si necesita apoyo económico, viáticos, tiquetes o inscripción.
c. Plegable o invitación al evento anexo, con el programa a desarrollarse.
2. Remitir la solicitud a la Vicerrectoría Administrativa al menos con 10 días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del evento para su aprobación, debido a que solicitudes de último momento hacen que se incrementen los costos por transporte y participación.
3. Una vez aprobada la solicitud, el funcionario debe recogerla en la Vicerrectoría Administrativa, para que en su dependencia elaboren la solicitud de orden de comisión.
4. Informar a la Vicerrectoría Administrativa cuando se elabore la solicitud de orden de comisión para la firma respectiva.
5. El funcionario debe llevar la solicitud aprobada a la Unidad de Cuentas, como soporte de la orden de comisión, la falta de este documento dificulta el normal trámite de la orden.
6. El funcionario debe tramitar ante la Rectoría la autorización para la asistencia a la capacitación (cuando sea de más de 1 día) indicando nombre, lugar y fecha del evento.
7. Una vez finalice el evento (curso, taller, seminario, congreso, entre otros), el funcionario debe:
a. Difundir sus conocimientos a los funcionarios de su dependencia o en donde la Institución lo requiera, para ello es necesario enviar al Comité de Capacitación registro por escrito o acta de reunión.
b. Entregar copia del certificado, diploma o constancia de asistencia a la División de Personal para archivar en su hoja de vida.