Pereira, 26 de noviembre de 2013
CIRCULAR
CONTRATACIÓN PARA LA VIGENCIA 2014
Teniendo en cuenta las necesidades contratación de prestación de servicios profesionales de las áreas académicas y administrativas, la Oficina Jurídica y Unidad de Cuentas se permiten establecer los siguientes lineamientos con el propósito de facilitar el proceso de contratación para el año 2014.
1. Cada Vicerrectoría, Jefe de Área, Decano u Ordenador del Gasto según corresponda deberá realizar la solicitud de cada uno de los contratos diligenciando el Formato denominado “SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE MINUTA”, y hacer llegar a la Oficina Jurídica en físico junto con los documentos soportes del contrato.
2. La Oficina Jurídica revisará la solicitud de elaboración de minuta y sus anexos, si no cumple en su totalidad con las condiciones exigidas se comunicará a la dependencia solicitante para su corrección a través de correo electrónico y se devolverá en forma física los documentos. Motivo por el cual se debe iniciar el trámite nuevamente.
3. La labor de supervisión del contrato no podrá ser ejercida por los ordenadores del gasto. Esta labor debe ser realizada por personal de planta o vinculado a través de contratos transitorios. Es importante recordar que los supervisores de los contratos deben tener vinculación igual o superior a la del contrato que supervisan; si se hace necesario el cambio del supervisor de un contrato debe informarse por escrito a la Oficina Jurídica.
4. Los contratos pueden iniciar su ejecución una vez se hayan legalizado, esto implica que sólo puede firmarse acta de inicio una vez se haya obtenido el respectivo registro presupuestal y se aprueben las pólizas. Será responsable tanto el ordenador del gasto como el encargado de la supervisión de cualquier ejecución anterior a la legalización de un contrato, asumiendo responsabilidades de tipo disciplinario y fiscal a que haya lugar.
5. Los contratos de prestación de servicios que se deriven de contratos o convenios suscritos por la Universidad con personas públicas o privadas, no podrán superar la vigencia de estos últimos. Es importante establecer que el responsable de determinar la duración del contrato es el solicitante del mismo.
6. El solicitante siempre debe describir claramente la justificación de la necesidad del servicio que se pretende contratar y que consiste en la descripción precisa y detallada de las razones que tiene el solicitante para la adquisición de un servicio, dada su conveniencia institucional, su correspondencia con un proyecto específico, con el presupuesto aprobado para el mismo y los motivos que conlleven a la invitación y selección directa, cuando sea el caso.
7. Se recuerda que la contratación directa se prohíbe por ley de Garantías a partir del 25 de enero de 2014, en tal sentido los contratos que inicien su trámite anterior a esta fecha deben quedar plenamente perfeccionados y legalizados. Unidad de Cuentas rechazará todo documento de legalización que sea entregado por fuera de este plazo.
8. A partir del 25 de enero de 2014 las dependencias que requieran contratar prestación de servicios deberán iniciar procesos públicos de selección objetiva de los contratistas; se entiende entonces que se debe publicar la convocatoria en la página web de la Universidad como mínimo durante tres días hábiles y realizar la correspondiente evaluación y recomendación de adjudicación todo ello teniendo las cuantías y procedimientos establecidos en el Estatuto de Contratación de la Universidad.
9. Se recibirán solicitudes de elaboración de minutas con sus anexos, desde el día 2 de diciembre del presente año y hasta el día 20 de enero de 2014.
Oficina Jurídica Unidad de Cuentas