Circular de inventarios División de Servicios- noviembre 2013
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA
DIVISIÓN DE SERVICIOS
CIRCULAR DE INVENTARIOS
Todo funcionario de la Universidad Tecnológica de Pereira a quien le hayan sido entregados bienes para el desempeño de sus funciones, debe cumplir con las siguientes obligaciones:
- Ejercer control físico permanente de los bienes entregados por el Almacén General de la Universidad o los que han sido recibidos por medio de traslados de inventario y en general los que están bajo su responsabilidad.
- Vigilar y salvaguardar los bienes que les han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines para los cuales han sido destinados.
- Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confinados a su guarda o administración.
- Tramitar el traslado de los bienes que aparecen en sus registros de inventario pero que están bajo la directa responsabilidad de otros funcionarios. Este formato se recibe hasta el 12 de diciembre de 2013.
- Tramitar las bajas de los bienes con el respectivo concepto técnico cuando estos ya han cumplido su ciclo de vida útil o se encuentran deteriorados o inservibles. Este formato se recibe hasta el 12 de diciembre de 2013.
- Solicitar a la Oficina de Inventarios reposición de las placas de inventarios de los elementos devolutivos, cuando estas estén deterioradas o el bien no la posea.
- Reingresar al Almacén General los bienes que no prestan ningún servicio a la dependencia y que son aptos para el servicio en otras dependencias, previa valoración de la utilidad del mismo.
- Informar a la División de Servicios la pérdida de equipos bajo su responsabilidad, adjuntar un detallado informe de los hechos o respectiva denuncia en caso de hurto de los bienes.
Los responsables de inventario deben cumplir con estas obligaciones antes de salir a disfrutar del periodo vacacional.
Basados en los principios institucionales de autogestión y autocontrol, los responsables de inventario deben verificar permanentemente su registro de inventario (a través del Sistema de Información de la página WEB de la Universidad a la cual accederá con el usurario y clave de su correo electrónico) con la existencia física de los bienes a su cargo para garantizar que su identificación corresponde en marca, modelo, referencia y número de serie.
En caso de encontrar novedades, estas deben ser informadas por escrito al Técnico Administrativo de Inventarios. Estas novedades serán recibidas hasta el 12 de diciembre de 2013. Si a la fecha indicada no se reciben novedades con relación a los registros de inventarios, se considerará que el funcionario está de acuerdo con la información relacionada.
NOTA: Para efectos de liquidación de contratos transitorios, los funcionarios vinculados bajo esta modalidad, deben hacer entrega a su Jefe Inmediato o a quien este delegue, de todos los elementos y/o equipos que aparecen en los registros de inventario (devolutivos y/o consumos controlables).
Los procedimientos y formatos de inventarios pueden ser consultados en este enlace.
DIVISION DE SERVICIOS
Técnico Administrativo de Inventarios.
Extensiones 539-267
Correo electrónico: inventarios@utp.edu.co
Pereira, Noviembre 12 de 2013.