Las reuniones tienen lugar en las oficinas y están dirigidas al Jefe como productor documental y a todos los integrantes del equipo de trabajo que tienen bajo su responsabilidad series documentales. Tienen una duración aproximada de treinta (30) minutos, no obstante su extensión podrá prolongarse por las necesidades internas de la dependencia.
Las citas se deben programar durante los días lunes a miércoles a las 8:30 a.m., a las 10:00 a.m. y a las 2:15 p.m., con el asesor documental de la respectiva dependencia: señores Hugo Armando Pérez Ortegón y Carlos Andrés Cabrera Hurtado.