Es necesario recordar a todas las dependencias que el acta de inicio de los contratos es un documento que hace parte del contrato y que contiene el acuerdo entre el contratista y el supervisor o interventor del momento preciso en que empieza la ejecución del contrato o de la orden contractual.
Amablemente me permito solicitar hacer llegar las actas de Inicio, informes de supervisión o interventoría y actas de liquidación de los contratos y órdenes contractuales de prestación de servicios que se han realizado a la fecha y que han sido tramitados por su dependencia, esto con el fin de tener completos los expedientes contractuales que serán objeto de la auditoría anual que realiza la Contraloría General de la República y los reportes diarios que debemos realizar a este control según su circular No. 05 de 2021.
Igualmente me permito recalcar que la ausencia del Acta de Inicio en una carpeta contractual, se entiende como si el contrato aún no hubiese iniciado su ejecución y por tanto al no haber ejecución no pueden existir pagos asociados a éstos pues si bien el contrato se encuentra perfeccionado aún no está definida su ejecución en un Acta de Inicio.
La obligación de vigilancia de la ejecución del contrato se encuentra en cabeza del supervisor o interventor, razón por la cual la firma del acta de inicio y el reporte de la misma en la carpeta contractual que reposa en Jurídica – Gestión de la Contratación es de su exclusiva responsabilidad. Esta labor (supervisión o interventoría del contrato) es propia de la función pública, por lo que el servidor público (supervisor) o el particular que cumple funciones públicas (interventor) son responsables disciplinariamente por acción y omisión en el incumplimiento de este deber funcional.
Es así como si no se reciben los documentos solicitados en la presente comunicación, esta dependencia deberá compulsar copia ante las autoridades competentes.
Estaremos atentos desde Jurídica – Gestión Contractual a acompañarlos en el proceso de envío de los documentos solicitados.
Agradecemos que compartan esta comunicación con todos los colaboradores de sus dependencias.»